"Mándenme cemento." Así empiezan muchas compras en obra: un mensaje de WhatsApp del residente, sin cantidad exacta, sin fecha y sin decir para qué concepto. Compras consigue lo que puede, al precio que encuentra, y nadie sabe después si ese cemento era para el firme, para los aplanados o para la obra de al lado.
La requisición de materiales es el documento que ordena ese proceso: la obra pide por escrito qué necesita, cuánto, para qué y para cuándo, y alguien con autoridad lo aprueba antes de comprar. Es la base para comprar bien, controlar el gasto por concepto y evitar compras duplicadas. En este artículo verás qué es, qué datos debe llevar, cómo es su flujo, cómo comparar las cotizaciones de los proveedores y los errores más comunes. Forma parte de nuestra guía de control de materiales en obra.
¿Qué es una requisición de materiales?
Es la solicitud formal que hace la obra para que se compre o se surta un material. No es todavía una compra: es la petición que, una vez autorizada, se convierte en una orden de compra o en una salida del almacén si el material ya está en existencia.
Conviene no confundirla con otros documentos.
| Documento | Quién lo emite | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Requisición | La obra (residente o encargado) | Pedir un material con cantidad, concepto y fecha |
| Cotización | El proveedor | Ofrecer precio, condiciones y tiempo de entrega |
| Orden de compra | Compras | Formalizar la compra con el proveedor elegido |
| Remisión | El proveedor | Acompañar la entrega del material |
| Vale de salida | Almacén | Registrar el material que sale de la bodega hacia un frente |
¿Qué datos debe llevar una requisición?
Folio y fecha. Para poder rastrearla y saber cuánto tardó en atenderse.
Obra y concepto o frente. A qué obra y a qué concepto del presupuesto se va a cargar el material. Sin este dato, no hay control de costos por concepto.
Material y especificación. Descripción exacta: diámetro y grado de la varilla, tipo de cemento, medidas y resistencia del block, marca o equivalente cuando el proyecto lo especifica.
Cantidad y unidad. En la unidad en que se compra: bultos, piezas, toneladas, m³.
Fecha en que se necesita en obra. No la fecha en que se pide, sino cuándo tiene que estar disponible.
Lugar de entrega. Obra, frente o bodega, con indicaciones de acceso si hace falta.
Quién solicita y quién autoriza. Nombre y firma, física o electrónica.
Observaciones. Horario de recepción, necesidad de maniobras, certificados de calidad requeridos.
¿Cuál es el flujo de una requisición paso a paso?
Paso 1: La obra detecta la necesidad
Con el programa de obra y la explosión de insumos, el residente sabe qué materiales necesitará en las próximas semanas. Las requisiciones se hacen con anticipación, no el día en que falta el material.
Paso 2: Revisa existencias
Antes de pedir, se consulta el almacén de obra. Si hay existencias o sobrantes de otra obra, se surte de ahí y se evita una compra.
Paso 3: Se autoriza
Quien tiene autoridad (residente, gerente de proyecto o dirección, según el monto) revisa que la cantidad sea coherente con lo presupuestado para ese concepto. Una requisición que supera lo previsto debe justificarse: puede ser un cambio de proyecto, un error de cuantificación o un desperdicio que hay que investigar.
Paso 4: Compras cotiza
Para los materiales de mayor importe, compras pide cotizaciones a varios proveedores. Para materiales con precio pactado en un contrato, se pide directamente al proveedor del contrato.
Paso 5: Se emite la orden de compra
Con el proveedor elegido, compras emite la orden de compra con precio, cantidad, condiciones de pago, fecha y lugar de entrega, y la liga a la requisición y al concepto.
Paso 6: Se recibe y se cierra
El almacén recibe el material contra la orden de compra, registra la entrada y la requisición se da por atendida. Si llegó incompleta, queda abierta por la diferencia.
¿Cómo comparar cotizaciones de proveedores?
Comparar solo el precio unitario lleva a malas decisiones. Para los materiales importantes, arma un comparativo con estos criterios.
| Criterio | Qué revisar |
|---|---|
| Precio unitario | Con o sin IVA (16 %, según la Ley del IVA); comparar siempre en la misma base |
| Flete y maniobras | Si están incluidos o se cobran aparte |
| Tiempo de entrega | Si cumple con la fecha que pide la obra |
| Condiciones de pago | Contado, crédito y plazo |
| Vigencia de la cotización | Hasta cuándo se respeta el precio |
| Especificación | Que coincida exactamente con lo pedido |
| Historial del proveedor | Cumplimiento de entregas y calidad en compras anteriores |
Ejemplo. Dos proveedores cotizan 125 bultos de cemento. El proveedor A ofrece $245 por bulto más $1,500 de flete: 125 × 245 + 1,500 = $32,125. El proveedor B ofrece $255 por bulto con flete incluido: 125 × 255 = $31,875. El B es más barato en total, aunque su precio unitario sea mayor. (Precios de ejemplo, antes de IVA.)
¿Con cuánta anticipación pedir los materiales?
La anticipación depende del material. Los materiales de uso común y alta disponibilidad (cemento, block, arena, grava) pueden pedirse con pocos días, mientras que los que se fabrican sobre pedido o se traen de fuera (acero habilitado, perfiles especiales, cancelería, equipos de instalaciones) requieren semanas. Lo práctico es hacer una revisión semanal de requisiciones con base en el programa, en lugar de pedir cada día lo que falta.
Errores comunes con las requisiciones
Pedir por WhatsApp sin formato. Faltan cantidad, especificación o fecha, y la compra se hace a ciegas.
No indicar el concepto. El gasto no se puede cargar a la partida correcta y el control de costos pierde precisión.
Pedir sin revisar existencias. Se compra lo que ya había en la bodega o en otra obra.
Pedir el día que se necesita. Se pagan precios de urgencia y la cuadrilla espera.
Autorizar sin comparar con el presupuesto. Las desviaciones se descubren al cierre, cuando ya no tienen remedio.
No cerrar las requisiciones. Sin saber qué se surtió y qué quedó pendiente, se duplican pedidos.
Cómo Trowel te ayuda
| Problema | Cómo lo resuelve Trowel |
|---|---|
| Las compras no quedan ligadas a la obra | Compras con contratos y pedidos por obra y el costo incurrido de cada compra |
| Cuesta saber qué proveedores surten cada material | Productos con los proveedores de cada material y exportación a Excel con sus precios |
| Se compra lo que ya había en existencia | Almacén con existencias, entradas y salidas por obra |
| Las facturas no se cruzan con lo pedido | Escaneo de facturas que extrae los datos e imputa la factura a la obra y a la compra |
Preguntas frecuentes
¿Qué es una requisición de materiales en construcción?
Es la solicitud formal que hace la obra para que se compre o se surta un material. Indica el material y su especificación, la cantidad, el concepto del presupuesto al que se carga, la fecha en que se necesita y el lugar de entrega. Una vez autorizada, se convierte en una orden de compra o en una salida del almacén si el material ya está en existencia.
¿Qué diferencia hay entre requisición y orden de compra?
La requisición la emite la obra, normalmente el residente, para pedir un material con cantidad, concepto y fecha. La orden de compra la emite el área de compras para formalizar la compra con el proveedor elegido, con precio, condiciones de pago y fecha de entrega, una vez autorizada la requisición. La primera es una petición interna; la segunda, un compromiso con el proveedor.
¿Quién autoriza una requisición de materiales?
Depende del monto y de la estructura de la constructora: el residente autoriza las de uso corriente, y el gerente de proyecto o la dirección, las de mayor importe. En todos los casos, quien autoriza revisa que la cantidad sea coherente con lo presupuestado para ese concepto; si lo supera, la requisición debe justificarse antes de comprar.
Conclusión
La requisición de materiales convierte el "mándenme cemento" en una petición clara, autorizada y ligada a un concepto del presupuesto. Con un formato único, revisión de existencias, autorización contra lo presupuestado y un comparativo de cotizaciones que mire el costo total, las compras llegan a tiempo, al mejor precio y con el gasto bajo control. Agenda una demo de Trowel y conecta los pedidos, las compras y el almacén de tus obras.
