El momento más arriesgado de la relación con una subcontrata no es cuando algo sale mal es cuando empieza a trabajar sin que nadie haya verificado si cumple los requisitos mínimos.
Un subcontratista sin seguro de responsabilidad civil vigente, con trabajadores sin formación en PRL, con deudas con la Seguridad Social o sin inscripción en el REA no es solo un problema legal para él. Es un problema económico y legal para el contratista que le ha contratado.
La homologación de subcontratas es el proceso que previene exactamente esos problemas: verificar, antes de que empiece a trabajar, que la empresa cumple los requisitos legales y técnicos mínimos para hacerlo con seguridad y garantías. Esta guía te da la documentación exigida, el proceso paso a paso y un checklist interactivo para aplicarlo directamente en tus obras. Si quieres el contexto legal completo de la gestión de subcontratas en España, consulta nuestra guía de gestión de subcontratas en construcción.
Qué es la homologación de subcontratas y por qué es obligatoria
La homologación de subcontratas es el proceso interno mediante el cual el contratista verifica que una empresa cumple los requisitos legales, técnicos y económicos para trabajar en sus obras.
Aunque la Ley 32/2006 no usa literalmente el término "homologación", sí establece obligaciones claras para el contratista que la hacen necesaria en la práctica: verificar que la subcontrata está inscrita en el REA, asegurarse de que los trabajadores tienen formación en PRL, garantizar el cumplimiento del Plan de Seguridad y Salud, y verificar que la subcontrata está al corriente con la Seguridad Social (por la responsabilidad solidaria del contratista).
Sin un proceso formal de homologación, el contratista no puede garantizar que está cumpliendo estas obligaciones y ante una inspección de trabajo o un accidente, la responsabilidad recae sobre él.
Documentación obligatoria para la homologación
Esta es la documentación mínima que el contratista debe verificar y archivar para cada subcontrata:
Documentación legal y fiscal
| Documento | Qué verifica | Caducidad |
|---|---|---|
| Inscripción en el REA | Empresa habilitada para subcontratar | Renovación periódica según CCAA |
| Alta en el IAE | Actividad económica declarada | Vigente mientras opera |
| Certificado AEAT | Al corriente con Hacienda | 3-6 meses |
| Certificado TGSS | Al corriente con Seguridad Social | 3-6 meses |
| Escritura de constitución + poderes | Identidad y representación | Sin caducidad (actualizar si cambia) |
Documentación de seguro
| Documento | Qué verifica | Caducidad |
|---|---|---|
| Póliza RC general | Cobertura daños a terceros | Anual |
| Recibo de pago vigente | Póliza en vigor (no solo contratada) | Anual |
| Póliza RC patronal | Cobertura accidentes de trabajadores | Anual (recomendable) |
Documentación de PRL
| Documento | Qué verifica | Caducidad |
|---|---|---|
| Plan de Prevención de Riesgos | Gestión interna de PRL de la empresa | Anual o cuando cambia |
| Evaluación de riesgos | Riesgos específicos de su actividad | Cuando cambian las condiciones |
| Acreditaciones formación PRL trabajadores | Trabajadores con formación en PRL | Por trabajador |
| Concierto con SPA o servicio propio PRL | Vigilancia de la salud | Anual |
Checklist interactivo de homologación
Para no depender de memoria ni de una hoja de Excel suelta, puedes usar este checklist interactivo directamente en el navegador: marca cada documento a medida que lo verificas, indica la cobertura del seguro, registra el resultado final (homologada, condicionada o no homologada) y fírmalo digitalmente. Al terminar, puedes imprimirlo o guardarlo como PDF con el botón integrado.
Si prefieres verlo en formato guía antes de rellenarlo, la sección siguiente recorre el mismo proceso paso a paso.
Proceso de homologación paso a paso
Paso 1. Solicitud de documentación a la subcontrata
Antes de incorporar a la subcontrata a la obra, envíale un listado de la documentación requerida con el plazo para entregarla. No se incorpora ninguna empresa a la obra sin tener la documentación completa.
Paso 2. Verificación de la inscripción en el REA
Comprueba la inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas del Ministerio de Trabajo, o en el portal de la comunidad autónoma correspondiente, por ejemplo en Cantabria o Madrid. No basta con que la empresa diga que está inscrita hay que verificarlo directamente. Puedes profundizar en este trámite en nuestra guía del Registro de Empresas Acreditadas (REA).
Paso 3. Verificación de los certificados de Hacienda y Seguridad Social
Los certificados de estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social tienen fecha de expedición y caducidad. Verifica que son recientes (no más de 3 meses) y que los datos corresponden a la empresa que vas a contratar.
Paso 4. Revisión de la póliza de seguro de RC
Comprueba que la póliza está en vigor (el recibo de pago es más fiable que el certificado de seguro) y que las coberturas son suficientes para el tipo de trabajos a desarrollar.
Paso 5. Verificación de la formación PRL de los trabajadores
Antes de que los trabajadores de la subcontrata entren en obra, verifica que tienen la formación en PRL exigida por el Plan de Seguridad y Salud.
Paso 6. Archivo y registro
Toda la documentación verificada debe archivarse con la fecha de verificación y la fecha de caducidad de cada documento. Esto es lo que te protege ante una inspección.
Paso 7. Alta en la base de datos de subcontratas
Una vez verificada la documentación, registra a la subcontrata en tu base de datos interna con el resultado de la homologación, las fechas de caducidad de cada documento y el estado de homologación (activo, condicionado, no homologado).
Cuándo renovar la homologación
La homologación no es un trámite único es un proceso continuo. Estos son los momentos en que debe renovarse o verificarse:
- Antes de incorporar a la empresa a una nueva obra (aunque ya haya trabajado antes)
- Cuando caduca cualquier documento: seguros (anuales), certificados Hacienda/TGSS (3-6 meses)
- Cuando hay cambios en la empresa: cambio de razón social, cambio de representante legal, cambio de actividad
- Cuando hay cambios en el equipo humano: incorporación de nuevos trabajadores que van a trabajar en obra
Errores más comunes al homologar subcontratas
Aceptar la palabra de la empresa sin verificar directamente. Que una subcontrata diga estar inscrita en el REA o al corriente con Hacienda no es suficiente. Cada dato debe verificarse en la fuente oficial correspondiente, no solo en el papel que entrega la empresa.
Verificar solo una vez y no volver a revisarlo. Los certificados de Hacienda y Seguridad Social caducan en 3-6 meses, los seguros son anuales. Una homologación hecha hace un año probablemente ya no es válida.
Confiar en el certificado de seguro en lugar del recibo de pago. Un certificado de seguro contratado no garantiza que esté vigente. El recibo de pago del último periodo es la prueba real de que la póliza sigue activa.
No verificar la formación PRL de cada trabajador individual, solo de la empresa. El Plan de Prevención de la empresa puede estar en regla mientras un trabajador concreto que va a entrar en obra no tiene su formación acreditada.
Gestionar la homologación en carpetas físicas o Excel sin alertas de caducidad. Sin un sistema que avise antes de que caduque un documento, la homologación se descubre rota justo cuando ya hay un problema una inspección o un accidente.
Cómo Trowel te ayuda con la homologación
| Problema | Cómo lo resuelve Trowel |
|---|---|
| Documentación dispersa en carpetas o email, sin control centralizado | Repositorio digital por subcontrata, con toda la documentación de homologación en un mismo lugar |
| Falta de trazabilidad ante una inspección de trabajo | Registro con fecha de verificación de cada documento, listo para mostrar ante cualquier auditoría |
| Contratos y compras sin vincular al estado de homologación de la subcontrata | Vinculación directa con el módulo de Compras y el presupuesto de la obra |
Preguntas frecuentes
¿Puedo incorporar una subcontrata a la obra mientras espero su documentación de homologación?
No es recomendable. Si hay un accidente o una inspección antes de tener la documentación completa, el contratista puede ser sancionado. En casos urgentes, es posible hacer una incorporación condicionada con un plazo máximo para completar la documentación pero debe quedar registrado.
¿La homologación tiene que renovarse cada año?
Depende de los documentos. Los seguros y los certificados de Hacienda/TGSS tienen caducidad anual o semestral, así que la homologación debe verificarse al menos una vez al año por empresa activa.
¿El REA tiene que ser de la misma comunidad autónoma donde se ejecuta la obra?
El REA es por comunidad autónoma, pero la inscripción en cualquier comunidad autónoma española tiene validez en todo el territorio nacional.
Conclusión
La homologación de subcontratas no es papeleo adicional: es lo que separa a una constructora que puede demostrar diligencia debida ante una inspección o un accidente de una que no puede. Verificar en la fuente oficial, no solo confiar en el papel que entrega la empresa, y mantener la documentación con fechas de caducidad controladas son los tres hábitos que marcan la diferencia.
Usa el checklist interactivo de esta guía en tu próxima homologación, y si quieres dejar de depender de PDFs sueltos y carpetas de email, solicita una demo gratuita de Trowel y te mostramos cómo centralizar toda la documentación con alertas automáticas de caducidad.
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